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La funzione di compliance e l’antiriciclaggio nelle compagnie assicurative: il punto di vista dell’IVASS

Stefano De Polis, segretario generale dell’IVASS, partecipa alla tavola rotonda organizzata dall’Institute for Research of Law Economical and Social Studies (I.R.L.E.S.S.), in merito alla compliance all’antiriciclaggio nelle compagnie assicurative.

Il punto di vista dell’IVASS: compliance e antiriciclaggio compagnie assicurative

Per il Segretario Generale, infatti, questi sono momenti molto importanti per riflettere sul ruolo di due importanti funzioni del sistema di governo e controllo delle compagnie di assicurazione: la conformità e l’antiriciclaggio.

“Si tratta di due funzioni di secondo livello, indipendenti rispetto alle aree operative aziendali, con precisi ruoli, compiti, responsabilità e poteri. Esse hanno tratti in comune, essendo entrambe volte ad assicurare la piena osservanza delle normative che disciplinano attività aziendali. La funzione antiriciclaggio si distingue per essere specializzata sui temi della lotta al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo prestando collaborazione attiva all’Unità di Informazione Finanziaria in caso di operazioni sospette. La pandemia ha cambiato esigenze e abitudini degli individui e ha dato un forte impulso all’utilizzo del canale internet per l’offerta dei prodotti e la gestione delle operazioni con la clientela. E’ di conseguenza cresciuta l’attenzione ai canali on-line, al loro corretto utilizzo, e ai rischi di coinvolgimento in frodi cibernetiche.”

La funzione di compliance nelle compagnie assicurative

La funzione di compliance nelle compagnie assicurative viene presentata da De Polis, come un nuovo attore “nel sistema dei controlli delle imprese del settore finanziario, in risposta agli scandali finanziari dei primi anni duemila con l’obiettivo di prevenire il ripetersi di situazioni di mala gestio, violazioni di leggi, in particolare di quelle di contrasto al riciclaggio, e non corretta vendita (misselling) di prodotti alla clientela.”

L’obiettivo è gestire e contrastare e il compliance risk e il conduct risk perché in grado di generare non solo ingenti perdite patrimoniali, per l’accresciuta rilevanza delle sanzioni giudiziarie o amministrative o degli effetti di nuovi strumenti di tutela (es. le class action), ma anche significativi danni reputazionali.

Da un sistema che puntava sul fatto già accaduto, quindi ispettorato interno, accertamento e repressione delle irregolarità, si è passati al sistema che punta alla prevenzione.

“L’azione della funzione di conformità si fonda, in larga prevalenza, sui controlli ex ante. In termini concreti questo implica che il compliance officer opera per lo più sull’impianto dei processi e degli assetti organizzativi, per assicurare che siano coerenti con l’obiettivo di sostanziale rispetto delle norme.”

Sono le imprese che devono farsi parte attiva nell’adottare e rispettare processi di business “conformi” alle norme. La compliance finisce per rappresentare una risposta gestionale alla crescita dei rischi derivanti dalla maggiore complessità (normativa e operativa) e alla necessità di tutelare la reputazione dell’azienda stessa. Essa – come le altre funzioni di controllo – non è un mero centro di costo ma assume rilevanza in termini di creazione di valore.

È in questa prospettiva che si valorizza pienamente il ruolo consulenziale della compliance: non più semplice strumento di verifica della regolarità formale dell’attività, ma voce importante nella determinazione delle strategie dell’impresa in un’ottica di correttezza sostanziale dell’operatività.

Emblematico è il caso del regolamento sul governo e controllo dei prodotti assicurativi (c.d. Regolamento POG), in cui è stato rafforzato il ruolo della funzione di conformità lungo tutta la filiera del “prodotto”, dalla fase di progettazione a quella di commercializzazione, sia per incorporare sin da subito i punti di attenzione della compliance sia per favorire - dopo il lancio - la revisione periodica delle procedure e delle misure di governo dei prodotti assicurativi.

Il ruolo della funzione antiriciclaggio nelle compagnie di assicurazione

Al recepimento della quarta direttiva antiriciclaggio è seguita la revisione della normativa secondaria per il settore assicurativo: il 1° maggio 2019 – dopo poco più di quattro anni dal regolamento sull’adeguata verifica della clientela – è entrato in vigore un regolamento unico che richiede alle compagnie di rafforzare ulteriormente i presidi contro il rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, per scongiurare o, almeno, ridurre al minimo il rischio di coinvolgimento.

Come specifica De Polis, “l’attività di vigilanza svolta dall’Istituto induce a ritenere che attualmente gli attori del mercato assicurativo operino in modo sostanzialmente corretto.

Dalle ispezioni in materia emerge, infatti, che fattori di più elevato rischio o gli indicatori di potenziali anomalia – che invero non sempre sono individuati tempestivamente o monitorati esaustivamente dalle imprese – riguardano un’esigua minoranza di clienti. Sono questi clienti che devono essere assoggettati a misure rafforzate di adeguata verifica e, in misura ancora minore, essere oggetto di segnalazione alla UIF in esito ad un monitoraggio costante.”

La funzione antiriciclaggio richiede processi affidabili ma anche capacità di intelligence, cioè capacità di leggere e interpretare le situazioni. Detto questo è evidente che i prodotti vita d’investimento, a differenza delle polizze che assicurano soltanto la copertura (temporanea o a vita intera) del caso morte, sono quelli che presentano caratteristiche che potrebbero essere sfruttate per riciclare i proventi da attività illegali commesse da soggetti terzi o, meno infrequentemente, dallo stesso contraente (autoriciclaggio).

Una caratteristica di questi prodotti, anche quelli di ammontare elevato, è di presentare una contenuta “dinamicità” operativa, assai minore rispetto, ad esempio, a un conto corrente bancario. Inoltre, i premi non possono essere pagati in contanti. Queste peculiarità riducono di per sé la rischiosità potenziale del settore, tuttavia è importante prestare attenzione e fare gli opportuni distinguo in tema di adempimento degli obblighi di adeguata verifica tra le diverse categorie di intermediari assicurativi:

- le banche che distribuiscono prodotti assicurativi dispongono di tutte le informazioni (che devono mettere a disposizione delle compagnie) necessarie per valutare la coerenza tra l’entità dei premi versati e la situazione economica (in caso di premi ricorrenti) o patrimoniale (in caso di premi unici) del contraente, coerenza che rappresenta uno dei fattori cruciali da prendere in considerazione nel definire il profilo di rischio di ciascun cliente;

- agenti e broker al contrario possono fare affidamento soltanto sulle informazioni (più o meno generiche) fornite dal cliente all’atto della sottoscrizione del prodotto anche se le imprese sono tenute ad individuare i casi (soglie di importo rilevante, altri fattori di più elevato rischio come lo svolgimento di determinate attività, ecc.) in cui gli intermediari devono chiedere ai clienti ulteriore documentazione (ad esempio, estratti conto bancari) al fine di riscontrare la veridicità delle informazioni fornite dal sottoscrittore sulla situazione economica o patrimoniale.

Dobbiamo sempre considerare che la criminalità sceglie i punti deboli o compiacenti per utilizzare il sistema finanziario per scopi di riciclaggio o illeciti. E’ per questo che sono necessari “occhi aperti”.

Le imprese sono chiamate a costruire e far adeguatamente funzionare un solido processo strutturato per raccogliere in modo uniforme dalla rete di intermediari assicurativi di cui si avvalgono tutte le informazioni necessarie per elaborare un profilo di rischio “significativo” per ciascun cliente; e poi devono saper leggere con intelligenza le informazioni raccolte.

L’attività di vigilanza ispettiva ha evidenziato che spesso la profilatura non è efficace, poiché l’inadeguata personalizzazione dei fattori di rischio utilizzati dagli applicativi delle compagnie tende a generare non soltanto di “falsi positivi” in numero elevato ma anche “falsi negativi”, il che è più grave perché inficia la collaborazione attiva.

È opportuno sottolineare che il pre-requisito di una efficace collaborazione attiva – che è il principio cardine della normativa - è rappresentato proprio da un robusto processo di adeguata verifica. Un processo robusto deve mettere le imprese e gli intermediari nelle condizioni di:

- prima di aprire un nuovo rapporto continuativo, astenersi dal proporre o concludere contratti di assicurazioni in relazione ai quali sin dal primo momento il cliente si rifiuta di fornire informazioni (caso teorico) o, più realisticamente, fornisce informazioni incomplete o contraddittorie e/o documenti inidonei a dimostrare la veridicità delle informazioni date;

- successivamente, enucleare rapporti/operazioni che risultano caratterizzati – a seguito del previsto monitoraggio costante – da indicatori di più elevato rischio o potenziale anomalia, da valutare per l’eventuale segnalazione alla UIF.

Nell’ambito della collaborazione attiva, assume rilievo particolare la valutazione sulle richieste alla UIF di sospendere l’effettuazione di operazioni per le quali le compagnie non possono invocare l’obbligo di astensione. Le assicurazioni fanno ricorso a questa possibilità più di altre categorie: si tratta essenzialmente di riscatti (parziali o totali) richiesti dal contraente e di liquidazioni (alla scadenza della polizza o per il decesso dell’assicurato) a favore dei beneficiari designati.

La richiesta di sospensione alla UIF deve essere accompagnata da valutazioni circostanziate sulla base delle quali – ogni volta che non risultino già avviate indagini sui soggetti la cui operatività si richiede di sospendere – l’Autorità giudiziaria sia messa per la prima volta (a seguito della richiesta di convalida) in condizione contestualmente di circoscrivere sia la notizia di reato sia l’effettivo rischio che, in assenza di blocco, si perda ogni traccia dei fondi in esame.

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